Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, doanh nghiệp sử dụng văn phòng thông minh (Smart Office) sẽ mang lại những lợi ích gì? Văn phòng thông minh là gì? Các loại mô hình văn phòng thông minh được yêu thích nhất hiện nay?… Để trả lời chi tiết nhất về những câu hỏi phía trên, thì hãy cùng Tòa nhà Quảng Đông tham khảo chi tiết ở bài viết này!
Thế nào là văn phòng thông minh (Smart Office)?
Văn phòng thông minh (Smart Office) là thuật ngữ gọi tên các văn phòng làm việc kỹ thuật số. Môi trường làm việc tại đây ưu tiên sử dụng các trang thiết bị công nghệ hiện đại. Để dễ dàng thích nghi hơn với quy trình làm việc tân tiến hiện nay. Thiết kế văn phòng thông minh hiện đại, đẹp mắt đi kèm theo đó là các trang thiết bị máy móc tân tiến đem lại sự thoải mái và tiện ích khi làm việc.
Hiện nay ở Việt Nam và cả trên thế giới, các văn phòng thông minh (Smart Office) đã và đang trở thành xu hướng được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Nhờ vào sự hỗ trợ của công nghệ mà mô hình văn phòng này đã và đang trở thành giải pháp tối ưu giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và phát triển kinh doanh.
Tiêu chuẩn để đánh giá văn phòng thông minh
Sau đây là 4 tiêu chí cơ bản để đánh giá một văn phòng thông minh (Smart Office):
- Trang thiết bị và hệ thống kỹ thuật cao cấp, hiện đại.
- Đảm bảo hệ thống an ninh, bảo mật cao và an toàn.
- Tính ứng dụng, linh hoạt cao của từng không gian làm việc tại văn phòng.
- Cấu trúc và vị trí sắp xếp các không gian văn phòng phải thông minh và tiện ích.
Thực trạng loại hình văn phòng thông minh tại Việt Nam
Hiện nay, việc thuê các tòa nhà văn phòng ở ngay trung tâm thành phố là một lợi thế cho các doanh nghiệp để nâng cao hình ảnh và thu hút được nhiều nhà đầu tư.
Tuy nhiên, giá thuê văn phòng tại đây đang có xu hướng tăng mạnh. Vì vậy, muốn làm việc ở đây thì bạn sẽ mất rất nhiều chi phí như:
- Chi phí đầu tư trang thiết bị ban đầu như: điều hòa, bàn, ghế và các thiết bị văn phòng khác.
- Chi phí đầu tư cho các không gian làm việc phụ trợ cho doanh nghiệp như: phòng họp lớn, phòng họp nhỏ, phòng giám đốc và phòng tiếp khách.
- Chi phí thuê mặt bằng hằng tháng phải trả rất cao.
- Chi phí phải trả cho đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và lễ tân đón khách đại diện doanh nghiệp.
Để đảm bảo đầy đủ các dịch vụ như trên thì doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí rất lớn. Tuy nhiên, vẫn chưa đảm bảo mang lại hiệu quả cao như mô hình văn phòng thông minh.
Mô hình văn phòng thông minh sẽ là giải pháp tối ưu giúp quý doanh nghiệp giải quyết được tất cả vấn đề ở trên. Bởi mô hình này cực kỳ linh hoạt và tiện ích ngoài ra còn giúp bạn tối ưu hóa được ngân sách bằng cách share không gian làm việc chung với các doanh nghiệp khác.
Các mô hình văn phòng thông minh được yêu thích nhất hiện nay
Hiện nay, dịch vụ cho thuê văn phòng thông minh có 5 loại hình đem đến sự đa dạng trong lựa chọn, nhu cầu và mục đích của các doanh nghiệp.
1. Dịch vụ văn phòng ảo
Đây là một hình thức văn phòng không cần đến diện tích thực tế chỉ cần cung cấp địa chỉ kinh doanh để làm nơi giao dịch, nơi đại diện đăng ký kinh doanh là đủ. Văn phòng tại đây cho phép các doanh nghiệp làm việc ở bất kỳ địa điểm nào. Thông qua việc sử dụng các thiết bị công nghệ như điện thoại, máy tính có kết nối mạng.
Văn phòng ảo có thể giúp cho các doanh nghiệp xây dựng được một hình ảnh hiện đại và chuyên nghiệp. Nhưng vẫn đảm bảo tiết kiệm được chi phí hoạt động so với văn phòng truyền thống.
2. Dịch vụ phòng làm việc riêng
Đây là một loại dịch vụ của văn phòng trọn gói giúp bạn tiết kiệm được chi phí thuê nhưng vẫn có thể sở hữu toàn bộ những tiện ích trong văn phòng như: phòng họp, phòng khách. Và các thiết bị hiện đại mà không tốn phí như: máy fax, máy scan, máy in, máy photocopy, điện thoại bàn, internet,…
3. Dịch vụ văn phòng chia sẻ
Đây là một loại mô hình dịch vụ chia sẻ văn phòng làm việc kèm theo các tiện ích hiện đại. Nhưng vẫn đảm bảo được quyền riêng tư cho mỗi cá nhân làm việc tại đây. Làm việc tại đây bạn có thể giao lưu, kết bạn, học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm với các doanh nghiệp khác nhau.
4. Dịch vụ cho thuê phòng họp
Với đầy đủ các trang thiết bị tiện nghi bạn có thể lựa chọn như:
- Các loại máy chiếu (projector) có độ phân giải cao, hình ảnh sắc nét.
- Kết nối mạng Internet, wifi tốc độ cao và có hệ thống đàm thoại.
- Bảng, bút, giấy họp luôn có sẵn trong phòng họp.
- Nước uống, trà, cafe khi có yêu cầu.
- Không gian rộng rãi, yên tĩnh và thoáng đãng phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng.
- Sử dụng các trang thiết bị văn phòng thông minh, hiện đại như: máy photo, máy in, máy fax…
5. Dịch vụ phòng họp trực tuyến
Hiện nay, nhu cầu thuê phòng họp trực tuyến tại các doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, chi phí đầu tư một phòng họp trực tuyến – Hội nghị truyền hình lại khá lớn. Chính vì vậy, việc tìm thuê các Phòng họp trực tuyến khi có nhu cầu đang là giải pháp tối ưu chi phí nhất cho các doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết chia sẻ Tất tần tật những điều cần biết về văn phòng thông minh sẽ giúp quý doanh nghiệp có thể lựa chọn được cho mình một mô hình văn phòng thông minh phù hợp với doanh nghiệp của mình.
